KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

Bu metin, www.turkishcouncil.org sitesini ziyaret ettiğinizde, bizimle iletişime geçtiğinizde veya Turkish Council markasıyla sunulan eğitim ve göç danışmanlığı hizmetlerinden yararlandığınızda kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanan aydınlatma metnimizdir; Avrupa Ekonomik Alanı'ndaki ziyaretçiler için AB Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") m. 13 ve 14 kapsamındaki bilgilendirmeyi de içerir.

1. Veri sorumlusu

Gordion Partners Organizasyon Danışmanlık Limited Şirketi (Turkish Council markasıyla faaliyet gösterir). Adres: Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12A, Şişli, 34384 İstanbul, Türkiye. MERSİS No: 0396136152300001; İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü Sicil No: 308755-5; Şişli Vergi Dairesi: 3961361523. İletişim: contact@turkishcouncil.org, +90 532 431 80 50.

Turkish Council özel bir eğitim ve göç danışmanlığı markasıdır. Okul işletmeyiz ve bir kamu kurumu değiliz: dil kursları lisanslı iş ortağı okullar tarafından verilir; vize ve ikamet izni kararlarını Türk makamları verir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik: ad, soyad, uyruk, doğum tarihi, pasaport bilgileri.
• İletişim: e-posta adresi, telefon ve WhatsApp numarası, ikamet ülkesi, posta adresi.
• Talep ve müşteri işlem bilgileri: ilgilendiğiniz program, mesajlarınız, teklifler, sözleşmeler, ödemeler ve faturalar.
• Eğitim: diploma, transkript, dil seviyesi, kurs kaydı ve devam bilgileri.
• Vize ve göç: vize ve seyahat geçmişi, ikamet izni başvuruları ve durumları, randevu bilgileri.
• Finans: ödeme kayıtları ve makamların mali yeterlilik istediği hallerde banka hesap dökümü veya sponsor belgeleri.
• Görsel kayıtlar: başvurular için vesikalık fotoğraf; yalnızca açık rızanızla yayımlanmak üzere fotoğraf, video veya görüşleriniz.
• Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca başvuru gerektirdiğinde: sağlık sigortası bilgileri ve bir konsolosluk veya makam talep ederse adli sicil kaydı.
• İşlem güvenliği ve teknik veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, istek kayıtları ve yalnızca onayınızla analitik çerez verileri (bkz. Çerez Politikası).
• Tercih kayıtları: formlarımızda okuduğunuzu onayladığınız metnin sürümü, tarihi ve saati ile çerez tercihiniz.

3. Toplama yöntemi

Kişisel veriler kısmen otomatik yollarla (internet sitesi iletişim formu, çerezler ve sunucu kayıtları), kısmen otomatik olmayan yollarla (e-posta, telefon, WhatsApp, elden veya posta ile iletilen belgeler, ofis görüşmeleri ve dosyanız üzerinde çalışırken iş ortağı okullardan, üniversitelerden ve makamlardan gelen bilgiler) toplanır.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Talebinizi yanıtlamak ve teklif hazırlamak: bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m. 5/2-c; GDPR m. 6(1)(b)).
• Hizmetlerimizi sunmak (iş ortağı okuldan davet mektubunun temini, vize, ikamet izni veya üniversite başvurunuzun hazırlanması ve takibi, kayıt, sigorta ve kargo işlemleri): sözleşmenin ifası (KVKK m. 5/2-c; GDPR m. 6(1)(b)).
• Hukuki yükümlülükler (ticari, vergisel ve muhasebe kayıtlarının saklanması, makamların talepleri) (KVKK m. 5/2-ç; GDPR m. 6(1)(c)).
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m. 5/2-e; GDPR m. 6(1)(f)).
• İnternet sitesinin güvenliği, aydınlatma ve tercih kayıtlarının tutulması, hizmetlerin iyileştirilmesi: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (KVKK m. 5/2-f; GDPR m. 6(1)(f)).
• Turkish Council hakkındaki herkese açık Google yorumlarının, yorum sahibinin Google'da görünen adıyla gösterilmesi: ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (KVKK m. 5/2-d) ve meşru menfaatimiz.
• Analitik çerezler ile fotoğraf, video veya görüşlerinizin yayımlanması: yalnızca açık rızanızla; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz, geri alma önceki işlemleri etkilemez (KVKK m. 5/1; GDPR m. 6(1)(a)).
• Özel nitelikli veriler (sağlık sigortası, adli sicil): yalnızca başvuru gerektirdiğinde, KVKK m. 6 uyarınca (ayrı bir açık rıza formuyla verilen açık rızanız veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için zorunlu olması) ve GDPR m. 9 kapsamında.

Verilerinizi hakkınızda hukuki sonuç doğuran otomatik karar süreçlerinde kullanmayız ve kişisel verileri satmayız.

5. Aktarılan taraflar

Her alıcıya yalnızca yukarıdaki amaçlar için gerekli olan veriler aktarılır:

• kayıt ve davet mektubu için lisanslı iş ortağı dil okulları ve başvurduğunuz üniversiteler;
• vize veya ikamet izni başvurunuzu desteklerken Türk konsoloslukları ve Göç İdaresi Başkanlığı gibi kamu kurumları;
• dosyanız gerektirdiğinde sağlık sigortası şirketleri, kargo şirketleri, yeminli tercümanlar ve noterler, bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları;
• bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcılarımız: internet sitesi barındırma ve form e-postalarının iletimi (Amazon Web Services, Frankfurt, Almanya sunucuları) ve yalnızca onayınızla Google (Google Etiket Yöneticisi ve Google Analytics);
• bize WhatsApp üzerinden ulaşmayı seçerseniz Meta (WhatsApp);
• hukuki ve mali danışmanlarımız ile mevzuatın gerektirdiği hallerde mahkemeler ve yetkili makamlar.

6. Yurt dışına aktarım

Alıcıların bir kısmı Türkiye dışındadır (örneğin Almanya'daki barındırma sağlayıcımız, Google ve Meta) ve bizimle iletişime geçtiğinizde kendiniz de yurt dışında olabilirsiniz. Kişisel veriler yurt dışına yalnızca KVKK'nın 7499 sayılı Kanun ile değişik 9. maddesine uygun olarak aktarılır: yeterlilik kararı, imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilen standart sözleşme gibi uygun güvenceler veya arızi aktarımlarda 9/6. maddedeki istisnalar (açık rızanız dahil). AEA dışına aktarımlar GDPR'ın V. Bölümü'ne tabidir.

7. Saklama süreleri

• Hizmete dönüşmeyen talepler: son iletişimden itibaren 2 yıl.
• Müşteri dosyaları ve sözleşmeler: hizmet süresince ve sonrasında kanuni zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca (Türk Ticaret Kanunu ve Türk Borçlar Kanunu uyarınca genel olarak 10 yıl).
• Muhasebe ve vergi kayıtları: ticaret ve vergi mevzuatında öngörülen süreler.
• İnternet sitesi sunucu kayıtları: güvenlik olayı incelemesi gerekmedikçe 14 gün.
• Aydınlatma ve rıza kayıtları: ilgili işleme devam ettiği sürece ve sonrasında zamanaşımı süresince.
• Yayımlanan fotoğraf, video ve görüşler: rızanızı geri alana kadar.

Süre dolduğunda veya işleme sebebi ortadan kalktığında veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak en geç ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Veri güvenliği

Şifreli bağlantı (HTTPS), yalnızca ihtiyacı olan personelle sınırlı erişim, personel ve hizmet sağlayıcılar için gizlilik yükümlülükleri, veri koruma şartlarıyla bağlı güvenilir sağlayıcılar ve güvenli saklama ortamları kullanırız. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkalarınca elde edilmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nu 72 saat içinde, ilgili kişileri en kısa sürede bilgilendiririz.

9. Haklarınız (KVKK m. 11)

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; KVKK m. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

GDPR size uygulanıyorsa ayrıca erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarına, rızanızı her zaman geri alma ve denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz.

10. Başvuru

KVKK Başvuru Formu'nu doldurarak 1. bölümdeki adrese yazılı olarak, sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden contact@turkishcouncil.org adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız (işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul tarifesindeki ücret alınabilir). Yanıtımızdan memnun kalmazsanız veya süresinde yanıt verilmezse, KVKK m. 14'teki süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (www.kvkk.gov.tr) şikayette bulunabilirsiniz.

11. Çocuklar

Programlarımız 18 yaş ve üzeri kişilere yöneliktir; bu internet sitesi üzerinden bilerek çocuklara ait kişisel veri toplamayız.

12. Sürümler ve değişiklikler

Bu metni güncelleyebiliriz; geçerli sürümün tarihi sayfanın başında gösterilir. Çeviriler bilgi amaçlıdır; farklılık halinde bu Türkçe metin geçerlidir. İngilizce sürüm: Privacy Policy and KVKK Information Notice.