رازداری کی پالیسی اور KVKK معلوماتی نوٹس

یہ نوٹس وضاحت کرتا ہے کہ جب آپ www.turkishcouncil.org پر آتے ہیں، ہم سے رابطہ کرتے ہیں، یا Turkish Council برانڈ کے تحت پیش کی جانے والی تعلیمی اور امیگریشن مشاورتی خدمات استعمال کرتے ہیں تو آپ کا ذاتی ڈیٹا کس طرح پراسیس کیا جاتا ہے۔ یہ ترکی کے ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کے قانون نمبر 6698 (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu، "KVKK") کی دفعہ 10 اور معلومات فراہم کرنے کی ذمہ داری کی تکمیل کے طریقۂ کار اور اصولوں سے متعلق اعلامیہ (Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ) کے تحت ہمارا معلوماتی نوٹس ہے، اور یورپی اقتصادی علاقے (EEA) میں موجود زائرین کے لیے یورپی یونین کے جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن ("GDPR") کی دفعات 13 اور 14 کے تحت ہمارا نوٹس بھی ہے۔

1. ڈیٹا کنٹرولر

Gordion Partners Organizasyon Danışmanlık Limited Şirketi، جو Turkish Council برانڈ کے تحت کام کرتی ہے۔ رجسٹرڈ پتہ: Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12A, Şişli, 34384 İstanbul, Türkiye۔ MERSİS نمبر 0396136152300001؛ İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü (استنبول تجارتی رجسٹری) نمبر 308755-5؛ Şişli Vergi Dairesi (شیشلی ٹیکس آفس) 3961361523۔ رابطہ: contact@turkishcouncil.org، +90 532 431 80 50۔

Turkish Council ایک نجی تعلیمی اور امیگریشن مشاورتی ادارہ ہے۔ ہم کوئی اسکول نہیں چلاتے اور نہ ہی ہم کوئی سرکاری ادارہ ہیں: زبان کے کورسز لائسنس یافتہ شراکت دار اسکول پڑھاتے ہیں، اور ویزا اور رہائشی اجازت نامے کے فیصلے ترک حکام کرتے ہیں۔

2. ذاتی ڈیٹا جو ہم پراسیس کرتے ہیں

• شناخت: نام اور خاندانی نام، قومیت، تاریخ پیدائش، پاسپورٹ کی تفصیلات۔
• رابطہ: ای میل پتہ، ٹیلیفون اور WhatsApp نمبر، رہائش کا ملک، ڈاک کا پتہ۔
• استفسار اور کسٹمر لین دین کا ڈیٹا: وہ پروگرام جس میں آپ دلچسپی رکھتے ہیں، آپ کے پیغامات، پیشکشیں، معاہدے، ادائیگیاں اور انوائسز۔
• تعلیم: ڈپلومے، ٹرانسکرپٹس، زبان کی سطح، کورس میں داخلہ اور حاضری۔
• ویزا اور امیگریشن: ویزا اور سفر کی تاریخ، رہائشی اجازت نامے کی درخواستیں اور ان کی کیفیت، ملاقات (اپائنٹمنٹ) کی تفصیلات۔
• مالیاتی: ادائیگی کے ریکارڈ اور، جہاں حکام مالی وسائل کا ثبوت طلب کریں، بینک اسٹیٹمنٹس یا اسپانسر کی دستاویزات۔
• بصری ریکارڈ: درخواستوں کے لیے پاسپورٹ سائز تصاویر؛ اشاعت کے لیے تصاویر، ویڈیوز یا تاثرات صرف آپ کی صریح رضامندی سے۔
• ذاتی ڈیٹا کی خصوصی اقسام، صرف اس صورت میں جب کسی درخواست کے لیے ان کی ضرورت ہو: صحت بیمہ کی معلومات اور، اگر کوئی قونصل خانہ یا اتھارٹی طلب کرے تو، کریمنل ریکارڈ سرٹیفکیٹ۔
• لین دین کی سلامتی اور تکنیکی ڈیٹا: IP پتہ، براؤزر اور ڈیوائس کی معلومات، درخواستوں کے لاگز، اور صرف آپ کی رضامندی سے اینالیٹکس کوکیز کا ڈیٹا (دیکھیں کوکی پالیسی)۔
• آپ کے انتخاب کا ریکارڈ: ہمارے فارموں پر آپ نے جس نوٹس کو پڑھنے کی تصدیق کی اس کا ورژن، تاریخ اور وقت، اور کوکیز کے بارے میں آپ کا انتخاب۔

3. ہم اسے کیسے جمع کرتے ہیں

جزوی طور پر خودکار ذرائع سے (ویب سائٹ کا رابطہ فارم، کوکیز اور سرور لاگز) اور جزوی طور پر غیر خودکار ذرائع سے: ای میل، ٹیلیفون، WhatsApp، وہ دستاویزات جو آپ ہمیں دستی طور پر دیتے یا بھیجتے ہیں، ہمارے دفتر میں ملاقاتیں، اور وہ معلومات جو آپ کی فائل پر کام کے دوران شراکت دار اسکولوں، یونیورسٹیوں اور حکام سے موصول ہوتی ہیں۔

4. مقاصد اور قانونی بنیادیں

• آپ کے استفسار کا جواب دینا اور پیشکش تیار کرنا: معاہدے سے قبل اقدامات کے لیے ضروری (KVKK دفعہ 5/2(c)؛ GDPR دفعہ 6(1)(b))۔
• ہماری خدمات کی فراہمی (شراکت دار اسکول سے دعوت نامے کا انتظام، آپ کی ویزا، رہائشی اجازت نامے یا یونیورسٹی کی درخواست کی تیاری اور پیروی، داخلہ، بیمہ اور کوریئر کے انتظامات): معاہدے کی تکمیل (KVKK دفعہ 5/2(c)؛ GDPR دفعہ 6(1)(b))۔
• قانونی ذمہ داریاں، جیسے تجارتی، ٹیکس اور اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھنا اور حکام کی درخواستیں (KVKK دفعہ 5/2(ç)؛ GDPR دفعہ 6(1)(c))۔
• قانونی دعووں کا قیام، استعمال یا دفاع (KVKK دفعہ 5/2(e)؛ GDPR دفعہ 6(1)(f))۔
• ویب سائٹ کی سلامتی، نوٹسز اور انتخاب کا ریکارڈ رکھنا، اور اپنی خدمات کو بہتر بنانا: ہمارے جائز مفادات، جو آپ کے حقوق پر فوقیت نہیں رکھتے (KVKK دفعہ 5/2(f)؛ GDPR دفعہ 6(1)(f))۔
• Turkish Council کے بارے میں عوامی Google ریویوز دکھانا، ریویو لکھنے والے کے اس عوامی نام کے ساتھ جو Google پر شائع ہے: وہ ڈیٹا جسے متعلقہ شخص نے خود عام کیا ہو (KVKK دفعہ 5/2(d)) اور ہمارا جائز مفاد۔
• اینالیٹکس کوکیز، اور آپ کی تصویر، ویڈیو یا تاثرات کی اشاعت: صرف آپ کی صریح رضامندی سے، جسے آپ کسی بھی وقت واپس لے سکتے ہیں اور اس سے پہلے کی گئی پراسیسنگ متاثر نہیں ہوتی (KVKK دفعہ 5/1؛ GDPR دفعہ 6(1)(a))۔
• خصوصی اقسام (صحت بیمہ، کریمنل ریکارڈ): صرف اس صورت میں جب کسی درخواست کے لیے ضروری ہو، KVKK دفعہ 6 کے تحت (ایک علیحدہ رضامندی فارم پر دی گئی آپ کی صریح رضامندی، یا جب کسی حق کے قیام، استعمال یا تحفظ کے لیے ضروری ہو) اور GDPR دفعہ 9 کے تحت۔

ہم ایسی خودکار فیصلہ سازی استعمال نہیں کرتے جس سے آپ پر قانونی اثرات مرتب ہوں، اور ہم ذاتی ڈیٹا فروخت نہیں کرتے۔

5. وصول کنندگان

ہر وصول کنندہ کو صرف وہی ڈیٹا دیا جاتا ہے جو اسے مذکورہ بالا مقاصد کے لیے درکار ہو:

• لائسنس یافتہ شراکت دار زبان اسکول اور وہ یونیورسٹیاں جن میں آپ درخواست دیتے ہیں، داخلے اور دعوت ناموں کے لیے؛
• ترکی کے سرکاری ادارے، جیسے ترک قونصل خانے اور ایوانِ صدر کا محکمۂ نقل مکانی کا انتظام (Göç İdaresi Başkanlığı)، جب ہم آپ کی ویزا یا رہائشی اجازت نامے کی درخواست میں معاونت کرتے ہیں؛
• صحت بیمہ کمپنیاں، کوریئر کمپنیاں، مصدقہ مترجمین اور نوٹری، بینک اور ادائیگی کی خدمات فراہم کرنے والے، جب آپ کی فائل کو ان کی ضرورت ہو؛
• ہمارے IT خدمات فراہم کنندگان: ویب سائٹ ہوسٹنگ اور فارم ای میلز کی ترسیل (Amazon Web Services، فرینکفرٹ، جرمنی میں سرورز) اور، صرف آپ کی رضامندی سے، Google (Google Tag Manager اور Google Analytics)؛
• Meta (WhatsApp)، اگر آپ WhatsApp پر ہم سے رابطہ کرنے کا انتخاب کریں؛
• ہمارے قانونی اور مالیاتی مشیر، اور عدالتیں یا حکام جہاں قانون اس کا تقاضا کرے۔

6. بیرونِ ملک منتقلی

کچھ وصول کنندگان ترکی سے باہر واقع ہیں (مثلاً جرمنی میں ہمارا ہوسٹنگ فراہم کنندہ، Google اور Meta)، اور ہم سے رابطہ کرتے وقت آپ خود بھی بیرونِ ملک ہو سکتے ہیں۔ ذاتی ڈیٹا بیرونِ ملک صرف KVKK کی دفعہ 9 (جیسا کہ قانون نمبر 7499 کے ذریعے ترمیم کی گئی) کے مطابق منتقل کیا جاتا ہے: کسی موزونیت کے فیصلے کی بنیاد پر، مناسب ضمانتوں کی بنیاد پر جیسے معیاری معاہدے جن کی اطلاع دستخط کے پانچ کاروباری دنوں کے اندر ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کی اتھارٹی (Kişisel Verileri Koruma Kurumu) کو دی جاتی ہے، یا اتفاقی منتقلی کی صورت میں دفعہ 9/6 کی مستثنیات میں سے کسی ایک کی بنیاد پر، بشمول آپ کی صریح رضامندی۔ EEA سے باہر منتقلی GDPR کے باب V کے مطابق ہوتی ہے۔

7. ڈیٹا محفوظ رکھنے کی مدت

• وہ استفسارات جو کسی خدمت پر منتج نہ ہوں: ہمارے آخری رابطے کے بعد 2 سال۔
• کلائنٹ فائلیں اور معاہدے: خدمت کی مدت تک اور اس کے بعد قانونی میعادِ سماعت اور ریکارڈ رکھنے کی مدتوں تک (ترک تجارتی ضابطہ (Türk Ticaret Kanunu) اور ترک ضابطۂ ذمہ داریاں (Türk Borçlar Kanunu) کے تحت عموماً 10 سال)۔
• اکاؤنٹنگ اور ٹیکس ریکارڈ: تجارتی اور ٹیکس قوانین میں مقرر کردہ مدتیں۔
• ویب سائٹ سرور لاگز: 14 دن، الا یہ کہ کسی سیکیورٹی واقعے کی تحقیقات کے لیے ضرورت ہو۔
• تسلیم کیے گئے نوٹسز اور دی گئی رضامندیوں کا ریکارڈ: جب تک متعلقہ پراسیسنگ جاری رہے، پھر میعادِ سماعت کی مدت تک۔
• شائع شدہ تصاویر، ویڈیوز اور تاثرات: جب تک آپ اپنی رضامندی واپس نہ لے لیں۔

جب کوئی مدت ختم ہو جائے، یا پراسیسنگ کی وجہ باقی نہ رہے، تو ہم ذاتی ڈیٹا کو حذف کرنے، تلف کرنے یا گمنام بنانے سے متعلق ضابطہ (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik) کے تحت، زیادہ سے زیادہ اگلے متواتر تلفی کے دور میں، ڈیٹا کو حذف، تلف یا گمنام کر دیتے ہیں۔

8. سلامتی

خفیہ کردہ کنکشن (HTTPS)، رسائی صرف ان عملے تک محدود جنہیں اس کی ضرورت ہو، عملے اور خدمات فراہم کنندگان کے لیے رازداری کی ذمہ داریاں، ڈیٹا کے تحفظ کی شرائط کے پابند معتبر فراہم کنندگان، اور محفوظ ذخیرہ۔ اگر ذاتی ڈیٹا غیر قانونی طریقے سے دوسروں کے ہاتھ لگ جائے تو ہم 72 گھنٹوں کے اندر ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کے بورڈ (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) کو اور جلد از جلد متعلقہ افراد کو مطلع کرتے ہیں۔

9. آپ کے حقوق

KVKK کی دفعہ 11 کے تحت آپ کو یہ حق حاصل ہے کہ: معلوم کریں کہ آیا آپ کا ذاتی ڈیٹا پراسیس کیا جاتا ہے؛ اس کے بارے میں معلومات طلب کریں؛ پراسیسنگ کا مقصد اور یہ کہ آیا اسے اسی کے مطابق استعمال کیا جاتا ہے، معلوم کریں؛ ترکی یا بیرونِ ملک ان تیسرے فریقوں کو جانیں جنہیں یہ منتقل کیا جاتا ہے؛ نامکمل یا غلط ڈیٹا کی درستی کی درخواست کریں؛ دفعہ 7 کے تحت حذف یا تلف کرنے کی درخواست کریں؛ درخواست کریں کہ جن تیسرے فریقوں کو ڈیٹا منتقل کیا گیا انہیں درستی یا حذف کی اطلاع دی جائے؛ صرف خودکار تجزیے سے آپ کے خلاف نکلنے والے نتیجے پر اعتراض کریں؛ اور غیر قانونی پراسیسنگ سے ہونے والے نقصان کے ازالے کا مطالبہ کریں۔

اگر آپ پر GDPR لاگو ہوتا ہے تو آپ کو رسائی، درستی، حذف، پابندی، ڈیٹا کی منتقلی پذیری اور اعتراض کے حقوق، کسی بھی وقت رضامندی واپس لینے کا حق، اور اپنی نگران اتھارٹی کے پاس شکایت درج کرانے کا حق بھی حاصل ہے۔

10. درخواست کیسے دیں

ہمارا ڈیٹا سبجیکٹ درخواست فارم استعمال کریں اور اسے تحریری طور پر سیکشن 1 میں دیے گئے پتے پر بھیجیں، یا ہمارے ہاں رجسٹرڈ ای میل پتے سے contact@turkishcouncil.org پر ای میل کریں، یا محفوظ الیکٹرانک یا موبائل دستخط کے ساتھ، یا رجسٹرڈ الیکٹرانک میل (KEP) کے ذریعے بھیجیں۔ ہم زیادہ سے زیادہ 30 دن کے اندر بلا معاوضہ جواب دیتے ہیں (بورڈ کے ٹیرف کے تحت فیس صرف اس صورت میں لاگو ہو سکتی ہے جب جواب پر اضافی لاگت آئے)۔ اگر آپ جواب سے مطمئن نہ ہوں، یا مقررہ وقت میں جواب نہ ملے، تو آپ KVKK کی دفعہ 14 میں دی گئی مدتوں کے اندر ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کے بورڈ (www.kvkk.gov.tr) سے شکایت کر سکتے ہیں۔

11. بچے

ہمارے پروگرام 18 سال اور اس سے زائد عمر کے افراد کے لیے ہیں، اور ہم اس ویب سائٹ کے ذریعے جان بوجھ کر بچوں کا ذاتی ڈیٹا جمع نہیں کرتے۔

12. ورژن اور تبدیلیاں

ہم اس نوٹس کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں؛ موجودہ ورژن کی تاریخ اوپر دکھائی گئی ہے۔ تراجم سہولت کے لیے فراہم کیے جاتے ہیں؛ اختلاف کی صورت میں ترکی ورژن غالب ہوگا: KVKK Aydınlatma Metni۔